Veelgestelde vragen

Een offsite is een bijeenkomst van je bedrijf op een plek die niet je kantoor is. Vandaar de naam. Bij ons betekent het: het hele team of de hele organisatie samen, meerdere dagen, meestal in het buitenland. Visie delen, successen vieren, de koers voor het komende jaar zetten, en er een ervaring van maken die blijft hangen. Een offsite is dus geen vergadering die toevallig ergens anders plaatsvindt. Het is de plek waar een verdeeld team weer één groep wordt.

In vijf stappen, en wij doen ze alle vijf voor je. Doel: wat moet er anders zijn als iedereen weer thuis is. Dat bepaalt alles wat erna komt. Groep en datum: hoeveel mensen, waar komen ze vandaan, welk seizoen past. Locatie: wij stellen drie opties voor met een echte prijs, geen brochure vol sterretjes. Programma: sessies, activiteiten, eten, vrije tijd en de avonden, in een ritme dat mensen aankunnen. Uitvoering: vluchten, transfers, dieetwensen, verzekering, en iemand die bereikbaar is als er onderweg iets gebeurt. Jij houdt de beslissingen, wij houden de vijfhonderd kleine dingen.

Dat hangt van vier dingen af, en daar kun je zelf aan draaien. Bestemming en reistijd: een korte vlucht binnen Europa scheelt fors ten opzichte van een langeafstandsreis. Aantal nachten: de tweede en derde nacht zijn relatief het goedkoopst, de reis zelf betaal je maar één keer. Type locatie: een privévilla voor de hele groep rekent anders dan een hotel met losse kamers. Programma: hoeveel begeleiding, welke activiteiten, hoeveel maaltijden erbij. Wij werken andersom dan een offerte met kleine lettertjes: zeg wat jullie totale budget is, dan bouwen we daarbinnen het beste programma en zie je precies wat erin zit. Alle prijzen die je van ons krijgt zijn inclusief belastingen.

Ja. We organiseren van ongeveer tien tot ruim vijfhonderd deelnemers, en boven de honderd verandert er vooral iets in de voorbereiding, niet in de sfeer. Wat een grote groep nodig heeft: een locatie die de hele groep aankan zonder dat mensen in vier hotels verspreid raken, een programma met parallelle tracks zodat niemand in een zaal zit te wachten, en strakke logistiek rond aankomst, eten en vervoer. Dat laatste is precies waar de meeste uitjes stukbreken en waar wij het verschil maken.

Een heidag is een werkdag waarop je met je team weg van kantoor aan de grote vragen werkt. Waar staan we, waar gaan we heen, wat houdt ons tegen. De naam komt van de hei: ergens rustig zitten waar niemand tussendoor je agenda vult. In het Engels heet het een awayday, en in vacatures en agenda's kom je ook heisessie tegen. Het is hetzelfde: een dag zonder de waan van de dag, met een programma eronder. De klassieke heidag duurt een dag en blijft in Nederland. Wij doen de vorm daarnaast: twee of drie dagen, in het buitenland, waarbij de avonden bij het programma horen. Dat is waar het echte gesprek meestal ontstaat.

Begin bij de vraag die op tafel moet, niet bij de locatie. Eén doel voor de dag, drie onderwerpen maximaal, en iemand die de dag leidt zodat niemand hoeft te schakelen tussen meedoen en voorzitten. Een goede heidag locatie doet één ding: hij haalt het kantoorgevoel weg. Ruimte, daglicht, iets van natuur om de hoek, en een zaal waar je de stoelen mag verzetten. Een plek waar je tussen twee sessies door naar buiten kunt lopen levert meer op dan de mooiste vergaderzaal. Een programma dat werkt ziet er vaak zo uit: ochtend de scherpe inhoud, na de lunch iets fysieks samen, eind van de middag de besluiten en wie wat oppakt. Wil je het meerdaags en in het buitenland, dan regelen wij de locatie, het programma en de reis in één pakket.

Zeker, en dan wordt het meestal geen dag maar een lang weekend. Een heidag is bedoeld om even uit de dagelijkse ritme te stappen en aan de grote vragen te werken. Dat lukt beter als mensen niet 's avonds weer naar huis rijden. Twee of drie dagen op een plek met ruimte en frisse lucht levert simpelweg meer op dan acht uur in een vergaderzaal. We combineren dan de inhoudelijke sessies met echte pauzes: wandelen, water, samen eten. De beste ideeën komen zelden aan tafel.

Een tienjarig of vijfentwintigjarig bestaan is een reden waar iedereen achter staat, en dat maakt het de makkelijkste reis om intern goedgekeurd te krijgen. Wat werkt: één avond die echt over de mijlpaal gaat, met de verhalen van de mensen die er vanaf het begin bij waren, en de rest van het programma over waar jullie heen gaan. Vieren en vooruitkijken in dezelfde reis. We hebben dit gedaan voor bedrijven die met de hele ploeg gingen en voor teams die alleen de kern meenamen. Beide kan, het is een kwestie van wat de mijlpaal waard is.

Andersom dan bij een gewone teamreis. Bij een incentive reis kies je eerst het gevoel, dan de plek. Drie vragen die het snel duidelijk maken: → Wat zou deze groep zelf nooit boeken? Daar zit de verrassing. → Hoe lang mogen ze weg? Onder de vier dagen wordt verder weg onrustig. → Wat moet er te vertellen zijn als ze terug zijn? Dat is de echte opbrengst. Wij komen daarna met drie opties met een echte prijs, en wij zijn eerlijk als een bestemming niet past bij het budget of het seizoen.

Een incentive reis is een reis die je als beloning weggeeft: aan het team dat het doel haalde, aan de beste verkopers, of aan de mensen die het jaar hebben gedragen. Het verschil met een gewone teamreis zit in de bedoeling. Bij een incentive reis is de reis zelf het cadeau, dus alles moet kloppen: de plek, het eten, het gevoel dat er aan je gedacht is. Er zit meestal weinig verplicht programma in en veel ruimte om samen iets te beleven. Wij regelen de hele reis, van bestemming tot de laatste transfer, zodat degene die hem uitreikt alleen het goede nieuws hoeft te brengen.

Op vier dingen, in deze volgorde. → Het doel. Zonder doel wordt het een dure vakantie. Met doel weet je achteraf of het gewerkt heeft. → De reistijd. Ieder uur extra reizen kost energie die je in het programma wilde stoppen. → Het ritme. Een volle agenda voelt productief en levert het minst op. Ruimte hoort erbij. → De mensen. Dieetwensen, angsten, fysieke beperkingen, iemand die niet kan zwemmen. Vraag het vooraf, niet ter plekke. De rest is uitvoering, en dat is ons werk.

Naar plekken die iets met een groep doen. Portugal en Madeira, de Canarische eilanden, Spanje, Frankrijk, Italië, Griekenland, Kroatië, Oostenrijk voor de bergen, Marokko, en verder weg als de reden goed is. We kiezen niet op mooiste foto maar op geschiktheid: kan de hele groep hier samen zitten, is het bereikbaar zonder halve dag reizen, en is er buiten het programma iets te beleven. Heb je zelf een plek in gedachten, dan gaan we die voor je uitzoeken. Ook als het antwoord uiteindelijk nee is.

Van rustig tot ronduit spannend, en meestal een mix. Water: zeilen, surfen, snorkelen, een dag op een boot. Land: hiken, mountainbiken, klimmen, paardrijden. Cultuur: koken met een lokale chef, wijnproeven, een stadsverkenning die geen toeristenroute is. Inhoud: sessies met een facilitator, strategiewerk, teamcoaching. Lucht: paragliden, skydiven, ballonvaren, voor de teams die dat aandurven. We kiezen ze op wat jullie team nodig heeft, niet op wat het spannendst klinkt in een voorstel.

Bij een kleine groep, zeg tot een man of vijftien, werkt bijna alles beter dan bij een grote. Iedereen doet mee, niemand kan zich verstoppen achter de rest, en je kunt dingen doen die met honderd man simpelweg niet passen. Wat het bij ons goed doet: samen koken met een lokale kok, een dag op het water, canyoning of een vulkaanroute, een street-arttour of graffitiworkshop, en de avonden rond een vuur waar het gesprek vanzelf komt. Originele teambuilding activiteiten zijn zelden de duurste. Ze zijn de activiteiten waarbij mensen elkaar even anders zien dan op kantoor. Dat is het hele punt, en daar ontwerpen we op.

Voor teams die elkaar te weinig zien. Remote en hybride bedrijven, wereldbedrijven met mensen in meerdere landen, online communities, en organisaties die net hard gegroeid zijn en merken dat de cultuur achterblijft. We werken met founders, HR en People teams, executive assistants en eventmanagers. Vaak is er één iemand die dit erbij doet naast een volle baan, en die persoon ontzorgen we volledig. Grootte maakt niet uit: van ongeveer tien tot ruim vijfhonderd deelnemers.

Dat regelen wij, en dat is niet vrijblijvend geregeld. Driftawave is lid van de ANVR, aangesloten bij VZR Garant en bij het Calamiteitenfonds, en we hebben een reisaansprakelijkheidsverzekering via Aon. In gewone taal: jullie geld is beschermd als er iets misgaat met een leverancier, en er is dekking als er onderweg iets gebeurt. Vluchten, transfers, dieetwensen en de hele papierwinkel lopen via ons. Eén aanspreekpunt, één contract, één factuur, en iemand die opneemt als er om vier uur 's nachts een vlucht uitvalt.